Guia para prestação de contas em condomínios: tudo que o síndico precisa saber

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A prestação de contas é fundamental na gestão condominial, pois permite ao condômino saber onde e como foram aplicados os recursos financeiros à disposição do condomínio. Sendo obrigada por lei, deve ser feita de maneira clara, organizada e objetiva para atender as exigências legais.

Apresentar as contas é uma das atribuições legais do síndico. Além disso, faz parte do processo de transparência da gestão.

É um direito assegurado por lei que o condômino conheça a movimentação financeira do condomínio, e os documentos que comprovam o que foi recebido e pago dentro de cada mês.

Desta maneira, ele terá conhecimento de como é usada a cota condominial e saberá da real situação financeira do condomínio.

Como dito, as informações devem ser claras, detalhadas e objetivas. Para tanto, deve ter organização, metodologia e perícia por parte do síndico na elaboração da prestação de contas.

Pensando nisso, montamos um Guia com o que é necessário saber sobre a prestação de contas

Acompanhe a leitura e fique por dentro do assunto.

O que é a prestação de contas do condomínio?

A prestação de contas é o ato que demonstra toda a movimentação financeira de um determinado período do condomínio, informando as receitas e as despesas.

É uma atribuição que compete ao síndico fazê-la, conforme determina a lei:

Código Civil, Lei nº 10.406, Art. 1.348. Compete ao síndico:

(…)

VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;

Ao apresentar as contas, o síndico detalhará como foram os gastos do condomínio, e se as despesas foram feitas conforme a convenção.

O que compõe a prestação de contas?

A prestação de contas é composta por uma série de documentos e relatórios que demonstram e comprovam as movimentações financeiras realizadas no condomínio.

Os documentos servem para comprovar a origem da despesa e para dar valor jurídico a ela. São exemplos de documentos:

  • Nota fiscal;
  • Guia de recolhimento do INSS;
  • Contas de água e luz.

Já os relatórios, facilitam a demonstração da evolução das receitas e das despesas, e para acompanhar os saldos das contas condominiais. São exemplos de relatórios:

  • Balancete;
  • Relatório de receitas;
  • Relatório de despesas.

Como deve ser feita a prestação de contas do condomínio?

A apresentação das contas deve ser feita de maneira sistemática e organizada, tendo como objetivo a qualidade da informação.

Nesse tópico, você conhecerá algumas dicas de como ela deve ser apresentada aos condôminos para ser compreendida da melhor maneira possível.

Mas, primeiramente, confira o que é necessário conter na prestação de contas do condomínio.

Balancete

O balancete é um documento contábil de controle. Ele serve para demonstrar as receitas, as despesas e seus respectivos saldos em determinado período.

O balancete pode ser elaborado mensalmente, trimestralmente ou anualmente, a depender da necessidade de quem o analisa.

Extrato bancário

O extrato bancário registra toda a movimentação financeira do condomínio do período. Por meio dele é possível verificar as entradas e saídas ocorridas na conta corrente.

É bastante comum (e recomendado) que o condomínio mantenha o fundo de reserva aplicado em conta poupança ou em renda fixa.

Sendo assim, deve-se também apresentar na prestação de contas o extrato da aplicação referente ao fundo. Dessa forma, pode-se acompanhar seus respectivos rendimentos e movimentações.

Relatório de receitas

O relatório de receitas elenca todas as arrecadações do condomínio no período, tais como:

  • Cota condominial;
  • Aluguel de coberturas para antenas;
  • Aluguel de áreas comuns do condomínio;
  • Fundo reserva;
  • Fundo para eventual Benfeitoria;
  • Entre outros.

Através desse demonstrativo é possível verificar quais são as fontes de receitas que o condomínio possui.

Relatório de despesas

No relatório de despesas são registrados todos os gastos do condomínio no período. Por exemplo:

  • Folha de pagamento;
  • Despesas com manutenções;
  • Contas de água, luz, gás;
  • Entre outras despesas.

Esse demonstrativo é subdividido entre despesas ordinárias e extraordinárias para fins de controle e compreensão das contas do condomínio.

Relatório de inadimplência

Trata-se de um demonstrativo que reúne as informações sobre a inadimplência condominial.

A partir dele é possível extrair indicadores financeiros que demonstram o impacto causado pela falta da arrecadação da cota condominial.

Além disso, é possível consultar quais as medidas que estão sendo tomadas para solucionar o problema.

Parecer do conselho fiscal

O parecer fiscal tem como finalidade emitir a opinião do conselho fiscal com relação à prestação de contas realizada pelo síndico.

Ele é emitido com base na análise dos relatórios financeiros, pelos membros do conselho, e serve para orientar a assembleia na votação das contas.

Agora que você já sabe quais documentos são necessários para a apresentação das contas, vamos a algumas dicas de como apresentá-las aos condôminos.

Dicas de como fazer a prestação de contas

1.      Organização

Organizar os dados é fundamental para que se possa compreendê-los.  Agrupá-los e classificá-los por tipo de documentos e relatórios facilita o entendimento das informações por parte do condômino.

2.      Material de apoio

Ter um material de apoio para nortear a prestação de contas é bastante útil, pois nele será elencado informações relevantes que não podem ser esquecidas na apresentação.

Além disso, o material de suporte ajudará a sanar as dúvidas mais comuns por parte dos condôminos.

3.      Gráficos

A organização das informações através de gráficos permite melhor entendimento por parte de quem está interpretando os dados, pois facilita a compreensão deles, por meio de representação visual.

4.      Planilhas

A planilha servirá para organizar as informações numéricas da prestação de contas, especialmente as tabelas. Essa ferramenta é muito útil na apresentação de dados comparativos de anos anteriores.

Quem aprova a prestação de contas do condomínio?

Quem aprova as contas do síndico é a assembleia, por meio de votação, onde é decidido se as contas serão aprovadas, parcialmente aprovadas ou recusadas.

As contas são aprovadas por metade + 1 voto dos presentes. Se 3 pessoas participarem, o voto de 2 já é suficiente para aprovar as contas.

As contas são aprovadas pela Assembleia, o Conselho é eleito para acompanhar mais de perto e dar o seu parecer para ajudar a análise dos condôminos.

O que fazer se o síndico se recusar a prestar contas?

Não é uma opção do síndico deixar de prestar contas aos condôminos. Como dito anteriormente, por força da lei, ele deve realizar a prestação.

Mas o que fazer se o síndico se recusar a apresentar as contas do condomínio?

Primeiramente, deve-se tentar resolver de maneira amigável para convencer o síndico a fazer uma assembleia e prestar contas.

Se não for possível resolver de maneira amigável, pode ser feito uma tentativa extrajudicial para resolver a questão.

Como? Buscar fazer um abaixo-assinado contendo a assinatura de 1/4 dos condôminos com o intuito de convocar a assembleia. Para ter valor legal, é importante registrar data, horário e local da realização; além da pauta da convocação e o prazo.

Nesta situação, é possível solicitar a destituição de cargo do síndico, se esta for a vontade da maioria; ou ele pode optar por renunciar do cargo.

Agora, se não for possível resolver de maneira amigável ou extrajudicial, existe a possibilidade de qualquer condômino procurar as vias judiciais para ser determinado a convocação de uma assembleia com o intuito de avaliar as contas do síndico.

Como fica a prestação de contas do condomínio no contexto da pandemia?

Devido à pandemia, muitas adaptações e mudanças foram necessárias para conseguirmos nos adaptar a esse novo contexto.

Não foi diferente no dia a dia do condomínio, inclusive na prestação de contas. Reuniões e qualquer outro tipo de aglomeração foram proibidos, com o intuito de conter a Covid-19.

Mas a pandemia não pode ser justificativa para o síndico deixar de apresentar as contas do condomínio, pois se assim o fizer, infringirá as normas do condomínio e descumprindo uma de suas obrigações previstas em lei.

Então, o jeito é se adaptar às mudanças. E como é possível fazer a apresentação das contas em plena pandemia? É simples, com o auxílio da tecnologia.

Já é cada vez mais comum a disponibilização das contas de maneira digital. Ou seja, todas as informações ficam disponíveis de maneira virtual aos condôminos.

Dessa maneira, o síndico cumprirá com o prazo estipulado pela convenção; respeitará o direito de acesso às contas pelos condôminos e modernizará a gestão condominial, aderindo à prestação de contas digital.

Do mesmo modo, também é possível realizar a assembleia de maneira virtual com o intuito de avaliar as contas apresentadas.

Como a tecnologia pode ajudar o síndico a melhorar a sua gestão?

As inovações tecnológicas estão à nossa disposição para otimizar nosso tempo e tornar nossas tarefas diárias mais eficientes. O mesmo raciocínio vale na administração condominial.

Pensando nisso, a Habitacional disponibiliza em seu portal/App ferramentas e recursos que permitem melhorar a gestão financeira condominial.

Além disso, permitem interação entre síndico e condômino mais eficiente e segura, como, por exemplo, a pasta digital.

Aderir ao uso de tecnologia na administração de condomínios, traz diversos benefícios ao síndico. Em outras palavras, celeridade na execução de tarefas do dia a dia e maior transparência na prestação de contas.

Saiba mais como a Habitacional pode facilitar a administração do seu condomínio em São Paulo. Somos uma administradora com equipe especializada e experiente. Além disso, possuímos soluções tecnológicas que impedem os gastos acima do planejado. Conheça a Habitacional!

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